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Alle Bedürfnisse abdecken

Nutzen Sie klassische Telefonkonferenzen für Gespräche in Kleingruppen sowie virtuelle Konferenzräume für größere Besprechungen unter Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden

Besonderheiten der Telekonferenz-Lösung von MANGO OFFICE

Zwei Arten der Telekonferenzen – einfache Telefonkonferenz und virtuelle Konferenzräume
Zwei Arten der Telekonferenzen – einfache Telefonkonferenz und virtuelle Konferenzräume
Sie brauchen keine zusätzliche Hardware (Media-Center usw.) zu installieren – es reichen normale Telefone
Sie brauchen keine zusätzliche Hardware (Media-Center usw.) zu installieren – es reichen normale Telefone
Die Konferenzen mit einer großen Teilnehmeranzahl lassen sich maximal einfach organisieren
Die Konferenzen mit einer großen Teilnehmeranzahl lassen sich maximal einfach organisieren
Sie können kombinierte Konferenzen führen, indem Sie interne und externe Teilnehmer in einer Konferenz zusammenbringen
Sie können kombinierte Konferenzen führen, indem Sie interne und externe Teilnehmer in einer Konferenz zusammenbringen
3 bis 50 Konferenzteilnehmer in bis zu 20 Konferenzgesprächen sind gleichzeitig möglich
3 bis 50 Konferenzteilnehmer in bis zu 20 Konferenzgesprächen sind gleichzeitig möglich
Die Teilnehmer können sowohl über Internet (IP-Telefonie) als auch über PSTN (Mobil- und Festnetzbetreiber) verbunden werden
Die Teilnehmer können sowohl über Internet (IP-Telefonie) als auch über PSTN (Mobil- und Festnetzbetreiber) verbunden werden
Die Konferenzgespräche können in Form von Audioaufnahmen protokolliert werden
Die Konferenzgespräche können in Form von Audioaufnahmen protokolliert werden
Jeder Telefonkonferenzraum kann mithilfe eines Konferenz-PIN-Codes geschützt werden
Jeder Telefonkonferenzraum kann mithilfe eines Konferenz-PIN-Codes geschützt werden

Zwei Konferenztypen in der Cloud-Telefonanlage
von MANGO OFFICE

Telefonkonferenz

Bei einer einfachen Telekonferenz schalten Sie die gewünschten Teilnehmer über die Telefontastatur-Befehle während des Gesprächs hinzu. Einfache Telekonferenzen eignen sich gut für kleinere Teilnehmergruppen, wenn die Entscheidung, eine Telekonferenz einzuberufen inmitten des Gesprächs getroffen wurde.

Um eine einfache Telefonkonferenz einzuberufen:

  • Betätigen Sie die Tasten #* auf der Tastatur Ihres Telefons beziehungsweise Softphones während des Gesprächs
  • Wählen Sie die Kurzwahlnummer des gewünschten Teilnehmers
  • Warten Sie, bis er antwortet
  • Betätigen Sie die Tasten #* erneut

Sollte sich der einzuladende Teilnehmer nicht melden, betätigen Sie ##, um sich ins laufende Gespräch zurückzuschalten.



Telefonkonferenz
Virtuelle Konferenzräume

Virtuelle Konferenzräume

Hierbei wird eine Kurzwahlnummer (interne Nummer) erstellt, unter welcher der Teilnehmer sich in die Konferenz einwählt. Der Zugang zum Konferenzraum kann (muss aber nicht) über einen PIN-Code gesichert werden.

Wenn es sich um eine höhere Teilnehmeranzahl handelt oder wenn die Telekonferenz vorab eingeplant wird, sind die virtuellen Konferenzräume eine bequemere und bessere Lösung als konventionelle Telefonkonferenzen. Die Erstellung der virtuellen Konferenzräume wird im persönlichen Mitgliederbereich vorgenommen.

Eine Konferenz mithilfe des virtuellen Konferenzraums einzuberufen ist ganz einfach:

  • Sie teilen den Teilnehmern die kurze Einwahlnummer des Konferenzraums sowie gegebenenfalls den PIN-Code mit
  • Zur festgesetzten Zeit wählen sämtliche Teilnehmer die Einwahlnummer des Konferenzraums und geben ihren PIN-Code ein, wodurch sie in die Konferenz geschaltet werden

Nach der Konferenz wird der von Ihnen eingerichtete Konferenzraum nicht gelöscht, sondern bleibt weiter erhalten und kann auch für andere Besprechungen benutzt werden.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen Anwendungen wie Outlook (Microsoft Exchange), Google Calendar (G Suite) usw. für die Terminplanung verwenden, lohnt es sich, die virtuellen Konferenzräume zu Ihrem jeweiligen Planner als ein Raum bzw. ein Ort hinzuzufügen. Dies erlaubt es Ihnen, Ihre Konferenztermine unter Berücksichtigung des Beschäftigungsgrades Ihrer Kollegen einzuplanen sowie die in dieser Software bereits vorhandenen Benachrichtigungs- und Informationsaustausch-Features zu nutzen.

So benutzen Sie die virtuellen Konferenzräume

  • Für die Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern

    Sie können kombinierte Konferenzen führen, indem Sie mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens sowie Ihre Kunden bzw. Geschäftspartner in einem Konferenzraum zusammenbringen. Um geschlossene Konferenzen zu organisieren, sichern Sie diese über einen PIN-Code.

  • Für die Kommunikationen mit Ihren freien Mitarbeitern, Außenstellen und Kollegen an anderen Standorten

    Richten Sie hierzu virtuelle Besprechungsräume ein und erstellen Sie Termine anhand eines Kalenders (beispielsweise Outlook) auf die gleiche Art und Weise, wie dies normalerweise bei den Konferenzräumen in Ihrem Büro gemacht wird.

    Ein virtueller Konferenzraum kann Ihnen helfen, ein Meeting abzuhalten, wenn alle Besprechungsräume belegt sind.

  • Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, besonders wenn viele Teilnehmer in dem Prozess involviert sind

    Beispielsweise zur Ausarbeitung einer Firmenstrategie, eines Projektes einer neuen Website, der Event-Vorbereitung usw.

    Viele Anwendungen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, wie Google Docs oder Dropbox, erlauben es, die Dokumente lediglich in Form von Kommentaren oder im Chat zu besprechen.

    Manchmal ist es jedoch vorteilhafter, dies im Dialogmodus in Echtzeit zu machen. Geben Sie hierzu in Ihrem Dokument die Nummer eines virtuellen Konferenzraums an. Dann können sich die Mitglieder Ihres Teams jederzeit in den Konferenzraum einwählen und dort das Dokument in einer Telefonkonferenz mit Ihnen besprechen.

Telefonkonferenzen vs. Skype

Manche Unternehmen benutzen für ihre Konferenzen Skype oder andere Messenger-Apps. Oft kann dies genauso bequem sein wie die virtuellen Konferenzräume, denn für ein Konferenzgespräch braucht man lediglich eine Teilnehmergruppe anzulegen und kann dann das Meeting mit nur einem Mausklick starten.

Die virtuellen Räume oder auch eine einfache Telefonkonferenz sind jedoch solchen Anwendungen in vielen Situationen überlegen und bringen ihren Nutzern viel mehr Vorteile

  • Bei Konferenzen mit Kunden. Auch wenn Ihr Kunde die gleiche Messenger-App wie Sie benutzt, ist es manchmal unbequem, sich jedes Mal gegenseitig zu autorisieren und Gruppen für unregelmäßige Gespräche mit vielen Kunden zu erstellen.
  • Wenn es erforderlich ist, während einer bereits laufenden Konferenz weitere Teilnehmer dem Gespräch hinzuzuschalten.
  • Bei unregelmäßigen internen Besprechungen oder Meetings mit sich ändernden Teilnehmern.
  • Wenn einige Besprechungsteilnehmer eine schlechte Internetverbindung haben.

Sollte während der Konferenz ein Dokument besprochen werden, empfehlen wir Ihnen eine der Anwendungen zum gemeinsamen Ansehen und Bearbeitung von Dokumenten (wie Google Docs) zu benutzen. Die Qualität der Abbildungen auf dem Bildschirm ist dabei deutlich höher als bei der Bildschirmübertragung über Skype.

Nur im April:

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