MANGO OFFICE Technologie Automatischer Versand von Mediendateien per E-Mail

Sprachnachrichten Faxnachrichten Gesprächsaufzeichnungen

MANGO OFFICE bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Produkte der Kundenkommunikation in Form von Dateien zu speichern:

  • Die von Kunden hinterlassenen Sprachnachrichten
  • Gesprächsaufzeichnungen
  • Empfangene Faxnachrichten

Sie können sich diese Dateien automatisch an Ihre E-Mail-Adresse senden lassen.

Mediendateien ansehen

Mediendateien im persönlichen Mitgliederkonto ansehen

Mediendateien im persönlichen Mitgliederkonto ansehen

Die während der Kundenkommunikation entstandenen Mediendateien werden in der Cloud gespeichert.

Diese Dateien können Sie in Ihrem persönlichen Kundenbereich ansehen und bearbeiten. In Ihrem Kundenbereich stehen Ihnen praktische Features zum Filtern und Sortieren von Nachrichten und Aufzeichnungen, eine Suchfunktion sowie ein integrierter Player zur Verfügung. In einigen Fällen lohnt es sich jedoch, Mediendateien an die eigene E-Mail-Adresse weitergeleitet zu bekommen.

In welchen Fällen lohnt es sich, Mediendateien per E-Mail weitergeleitet zu bekommen?
  • Nicht immer können Sie Kundenanrufe entgegennehmen oder bearbeiten, zum Beispiel wenn Sie öfter unterwegs sind, insgesamt nicht so viele Anrufe erhalten oder gerade keinen Zugang zu Ihrem Kundenkonto haben. Ihre Mailbox kann hingegen fast immer abgerufen werden – zumindest von Ihrem Handy aus. Um sich keine Sprachnachrichten entgehen zu lassen oder unterwegs an einer Gesprächssaufzeichnung arbeiten zu können, lohnt es sich, Mediendateien per E-Mail zuschicken zu lassen.
  • Nicht immer können Sie Kundenanrufe entgegennehmen oder bearbeiten, zum Beispiel wenn Sie öfter unterwegs sind, insgesamt nicht so viele Anrufe erhalten oder gerade keinen Zugang zu Ihrem Kundenkonto haben. Ihre Mailbox kann hingegen fast immer abgerufen werden – zumindest von Ihrem Handy aus. Um sich keine Sprachnachrichten entgehen zu lassen oder unterwegs an einer Gesprächssaufzeichnung arbeiten zu können, lohnt es sich, Mediendateien per E-Mail zuschicken zu lassen.

Optionen für die Arbeit mit Mediendateien in MANGO OFFICE

MANGO OFFICE bietet Ihnen mehrere Optionen für die Arbeit mit Mediendateien.

  • Dateien in der Cloud speichern, ohne diese per E-Mail zu versenden

    Für die alltägliche Arbeit mit eingehenden Anrufen und zum Ansehen der Dateien im persönlichen Kundenbereich.

  • Dateien in der Cloud speichern und Kopien per E-Mail versenden

    Die Nachrichten können, je nach Arbeitsumgebung sowohl aus der Mailbox als auch im persönlichen Kundenkonto angesehen werden. Ein automatisches Erstellen von Aufgaben zur Bearbeitung von Nachrichten oder Gesprächsaufzeichnungen kann ebenfalls eingerichtet werden.

  • Dateien in der Cloud speichern und per E-Mail benachrichtigen

    Damit Ihnen keine Nachrichten von Ihren Kunden entgehen. Die Nachrichten können im persönlichen Kundenkonto angesehen werden.

  • Dateien per E-Mail versenden und Kopien in der Cloud löschen

    So sparen Sie Speicherplatz in der Cloud.
    Nachrichten und Gesprächsaufzeichnungen werden in der Mailbox eingesehen.

Besonderheiten bei der Einrichtung des Dateiversandes für Sprach- und Faxnachrichten sowie Gesprächsaufzeichnungen

Sprachnachrichten (Voicemail)

Sprachnachrichten (Voicemail)

Sie können alle vier Einstellungsoptionen verwenden:

  • Dateien in der Cloud speichern
  • Dateien in der Cloud speichern und per E-Mail benachrichtigen
  • Dateien in der Cloud speichern und Kopien per E-Mail versenden
  • Mediendateien per E-Mail versenden und Kopien in der Cloud löschen
Darüber hinaus können Sie Kopien aller Sprachnachrichten an die angegebenen E-Mail-Adressen versenden. Sie können eine E-Mail-Adresse angeben, an die standardmäßig Voicemail-Dateien versendet werden. Diese Adresse kann in den Einstellungen der Anrufbearbeitungsregeln geändert werden. Somit können die Dateien abhängig von der Tageszeit, der Auswahl im IVR und der gewählten Rufnummer usw. wie folgt versendet werden:
  • direkt an einen konkreten Mitarbeiter,
  • an eine Mitarbeitergruppe,
  • an das gesamte Unternehmen.

Faxnachrichten

Sie können alle vier Einstellungsoptionen verwenden:

  • Dateien in der Cloud speichern
  • Dateien in der Cloud speichern und per E-Mail benachrichtigen
  • Dateien in der Cloud speichern und Kopien per E-Mail versenden
  • Mediendateien per E-Mail versenden und Kopien in der Cloud löschen
Darüber hinaus können Sie Kopien aller Sprachnachrichten an die angegebenen E-Mail-Adressen versenden.
Sie können eine E-Mail-Adresse angeben, an die standardmäßig die Dateien der Faxnachrichten versendet werden. Diese Adresse kann in den Einstellungen der Anrufbearbeitungsregeln geändert werden. Somit können die Dateien abhängig von der Tageszeit, der Auswahl im IVR und der gewählten Rufnummer usw. wie folgt versendet werden:
  • direkt an einen konkreten Mitarbeiter,
  • an eine Mitarbeitergruppe,
  • an das gesamte Unternehmen.
Zusätzliche Option für Faxnachrichten: Es kann eine Kopie der Faxnachricht an den Mitarbeiter versendet werden, der das Fax empfangen hat.

Gesprächsaufzeichnungen

Hierfür werden keine Benachrichtigungen benötigt. Es genügen daher weniger Einstellungen:

  • Dateien in der Cloud speichern
  • Dateien in der Cloud speichern und Kopien per E-Mail versenden
  • Mediendateien per E-Mail versenden und Kopien in der Cloud löschen
Die Versandadressen werden in den Einstellungen der Gesprächsaufzeichnung festgelegt.