MANGO OFFICE Technologie Anrufbearbeitungs-Szenarien

Was sind Anrufbearbeitungs-Szenarien?

In MANGO OFFICE können Sie eine Schrittfolge für die Bearbeitung von eingehenden Anrufen definieren, die Ihren Geschäftsprozessen entspricht und verschiedene Bedingungen berücksichtigt.

Sie können beispielsweise Ihre Kunden begrüßen, ihr Anliegen mit Hilfe eines Sprachdialogsystems (IVR) feststellen und die Anrufe an die richtige Abteilung weiterleiten. Falls Anrufe nicht persönlich entgegengenommen werden können, fordert das System Ihre Kunden auf, eine Nachricht zu hinterlassen oder ein Fax zu senden.

Dieser Abfolge können Sie einen Namen zuweisen und speichern. Eine solche Schrittfolge zur Verarbeitung von eingehenden Anrufen ist ein Anrufbearbeitungs-Szenario.

Anrufbearbeitungs-Szenarien sind leistungsstarke Tools für ein automatisches Management der Anrufbearbeitung.

Eine herausragende Funktion der Anrufbearbeitungs-Szenarien von MANGO OFFICE ist die ultimative Anpassbarkeit.

Was Anrufbearbeitungs-Szenarien leisten

In MANGO OFFICE können Sie eine beliebige Anzahl von Anrufverarbeitungs-Szenarien erstellen und speichern (falls nicht durch Ihren Tarif beschränkt). Jedes Szenario entspricht den Geschäftsregeln einer Anrufbearbeitung unter bestimmten Bedingungen.

Es ist jedoch zu jedem Zeitpunkt nur ein Anrufverarbeitungs-Szenario für jede Telefonnummer aktiv. Die virtuelle Telefonanlage erhält somit keine widersprüchlichen Anweisungen zum Umgang mit einem Anruf.

Sie können durch einen einfachen Mausklick zwischen verschiedenen Szenarien für jede Geschäftsnummer wechseln.

    Jedes Anrufbearbeitungs-Szenario von MANGO OFFICE umfasst in der Regel mehrere Aktionen wie:
  • angepasste Ansagen
  • Wiederholung von Informationen
  • IVR auf mehreren Ebenen
  • Anrufweiterleitung an Teammitglieder, Gruppen und externe Telefonnummern
  • Einfügen des Anrufs in eine Warteschlange
  • Rufumleitung an Anrufbeantworter oder Fax
  • Überprüfung des vom Kunden eingegebenen Kennworts, wenn es vom Sprachmenüpunkt verlangt wird
    Bei der Anrufverarbeitung berücksichtigt werden in Abhängigkeit von verschiedenen Bedingungen:
  • Telefonnummer des Anrufenden
  • gewählte Geschäftsnummer
  • Uhrzeit (während oder nach der Geschäftszeit)
  • Sprachmenüpunkt oder die vom Kunden gewählte Durchwahl
  • Verfügbarkeit von Personal zur Beantwortung des Anrufs

Die Szenarien können leicht über eine benutzerfreundliche Schnittstelle in Ihrem Account bearbeitet, kopiert, aktiviert und deaktiviert werden.

Wir wissen, dass die leichte Bedienbarkeit eines Tools genauso wichtig ist wie seine Leistungsfähigkeit. Aus diesem Grund haben wir die Anrufbearbeitungs-Szenarien so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet.

Sie brauchen keine Bedingungsanleitung zu schreiben und benötigen keine technischen Fähigkeiten um Ihr Telefonsystem zu konfigurieren.

Der Geschäftswert von Anrufbearbeitungs-Szenarien

    Die Anrufbearbeitungs-Szenarien von MANGO OFFICE unterstützen Sie bei:
  • der Definition des jeweiligen Umgangs mit dem Anrufverlauf für verschiedene Geschäftssituationen
  • der Vermeidung von Fehlern beim Festlegen der Regeln für die Anrufbearbeitung
    Die Anrufbearbeitungs-Szenarien von MANGO OFFICE führen dadurch zu:
  • einer deutlichen Verbesserung der Produktivität in der Verwaltung der Telefonanlage und
  • ermöglichen eine sofortige Umschaltung zwischen verschiedenen Anrufbearbeitungsregeln bei einer Änderung der Geschäftssituation

Sie können zum Beispiel situationsbedingt sofort in einen speziellen Betriebsmodus schalten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Anrufbearbeitungsregeln während intensiver Werbekampagnen zu ändern und maßgeschneidert an die Kampagnen anzupassen. Genauso können Sie die Anrufbearbeitungsregeln an besondere Situationen wie einen hohen Krankenstand anpassen. Der Betriebsmodus Ihres Unternehmens kann in Sekundenschnelle geändert werden.

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