MANGO OFFICE Promo Business-Telefonanlagen

Business-Telefonanlagen

Welche Business-Telefonanlagen gibt es?

Eine Business-Telefonanlage ist ein Telefonsystem, das in einem Unternehmen betrieben wird und über ein ganzes Spektrum an Funktionalitäten verfügt, die für das Business erforderlich sind. Dies ist keine strenge technische, sondern eine „eigenschaftsbezogene“ Definition.

Zum Vergleich können wir mehrere Telefone zu Hause installieren und damit ein Haustelefonsystem aufbauen. Für solch ein Telefonsystem gelten ganz andere, niedrigere, Anforderungen in puncto Ausfallsicherheit, technischer Support, verfügbare Möglichkeiten zur Anrufbearbeitung und analytisches Reporting. Gleichzeitig werden hier jedoch höhere Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit gestellt. Organisationen, insbesondere die gemeinnützigen, die mit der Anrufbearbeitung nur von Zeit zu Zeit zu tun haben, betreiben oft ebenfalls Telefonsysteme, die eher einer Haustelefonanlage als einer Business-Telefonanlage ähneln.

Welche Business-Telefonanlagen gibt es?

Business-Telefonanlagen verbinden mehrere interne Teilnehmer beziehungsweise Nebenstellen untereinander, aber auch mit einer oder mehreren Leitungen des öffentlichen Telefonnetzes. Dabei können sich die Anlagen von der Größe her stark unterscheiden, von ein paar ISDN-Telefonen, die direkt an den S0-Bus angeschlossen sind, bis hin zu großen Teilnehmer-Vermittlungs-Anlagen. Dabei variieren deren Funktionalitäten ebenfalls sehr stark.

Business-Telefonanlagen können von der Größe und Funktionalität her in drei Gruppen unterteilt werden:

  • Business-Nummer. Business-Nummern können einen Dienst namens „virtuelle Rufnummer“ oder mehrere an eine ISDN-Nummer angeschlossene Telefone umfassen. Trotz ihrer geringen Größe können solche Business-Telefonanlagen, passend für ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, eine durchaus gute Funktionalität bieten. Die virtuelle Rufnummer von MANGO OFFICE bietet zum Beispiel Business-Funktionalitäten wie Sprachmenü, Voicemail, personalisierte Begrüßungsansagen, Gesprächsaufzeichnung oder Änderung der Weiterleitungsziele je nach Geschäftszeiten.
  • PBX-Anlagen für Unternehmen. PBX-Anlagen können in ihrer Größe stark variieren und bieten Benutzern viele Funktionalitäten: mehrstufige IVR-Menüs, mehrere Szenarien für die Anrufbearbeitung und -verteilung in Abhängigkeit von verschiedenen Parametern, Basis-Reporting, Integration in andere Business-Anwendungen.
    Früher gab es einen weiteren Typ von Telefonanlagen für Kleinunternehmen – „Key Systems“. Doch heutzutage sind die Übergänge zwischen den Key Systems und den PBX-Anlagen fließend.
  • Contact Center. Diese Business-Telefonanlagen zielen auf den effizienten Umgang mit Anrufen bei hohem Anrufaufkommen und auf die Steigerung der Produktivität der für die Anrufbearbeitung zuständigen Mitarbeiter. Von der Funktionalität her zeichnen sich die Contact Center durch ihr großes Potenzial in puncto Anrufverteilung und Warteschlangenverwaltung aus sowie durch ihr vertieftes analytisches Reporting.

Des Weiteren kann grundsätzlich unterschieden werden zwischen On-Site-Telefonsystemen, die im Büro eines Unternehmens installiert und von diesem selbst gewartet werden, und Cloud-Telefonsystemen, die einem Unternehmen als Dienstleistung vom Anbieter bereitgestellt werden. Es gibt auch Hybridsysteme, die sowohl On-Site-Vermittlungsanlagen als auch Cloud-Dienste umfassen.

In den letzten Jahren hat sich der Anteil der On-Site-Business-Telefonanlagen zugunsten der Cloud-Telefonanlagen drastisch verringert. Kleinunternehmen steigen auf Cloud-Services um, während Großunternehmen zunehmend auf Hybridlösungen setzen.

Wie wählt man eine Business-Telefonanlage aus?

Interne und externe Kommunikation ist für ein Unternehmen von großer Bedeutung und Wichtigkeit. Die richtige Wahl der Business-Telefonanlage kann einem Unternehmen daher die Erreichung seiner Geschäftsziele wesentlich erleichtern.

Was sollte dabei beachtet werden?

Skalierbarkeit

Für ein Unternehmen lohnt es, sich im Vorfeld auf das Wachstum vorzubereiten, um später Kosten und Zeitaufwand für die Anschaffung einer neuen Telefonanlage zu sparen. Die Telefonie sollte sich gut skalieren lassen, das heißt: Die Telefonanlage sollte sich schnell und bedarfsgerecht erweitern oder verkleinern lassen und erforderliche Dienste sollten zu- und abschaltbar sein. Die Cloud-Business-Telefonanlagen bieten eine hervorragende Skalierbarkeit.

Flexibilität

Eine Business-Telefonanlage sollte flexibel einstellbar sein, zum Beispiel damit bei einer Änderung des Geschäftsprozesses für Verkäufe das Unternehmen in der Lage ist, die Szenarien der Anrufverteilung und die Begrüßungsansage im IVR sofort anzupassen.

Ausfallsicherheit

Die Ausfallsicherheit der On-Site-Vermittlungsanlagen wird dadurch erreicht, dass alle Komponenten doppelt ausgeführt werden, eine unterbrechungsfreie Stromversorgungen installiert und in die Wartung investiert wird. Bei Cloud-Telefonsystemen sorgt der Service-Provider für all dies. Dank der durch die Skalierbarkeit erzielten Einsparungen kann der Dienstanbieter seine Telekommunikations-Hardware in ausfallsicheren Tier-3-Rechenzentren unterbringen sowie einen umfangreichen und hochwertigen technischen Support anbieten.

Verbesserung des Kundenerlebnisses

Ein Telefongespräch ist ein sehr wichtiger Kontaktpunkt mit dem Kunden. Ein richtig gewähltes Telefonsystem hilft Ihnen dabei, mit Ihrem Unternehmen einen guten Eindruck beim Kunden zu hinterlassen.

Einfache Kommunikation mit mobilen und standortfernen Mitarbeitern

Es gibt mit jedem Jahr immer mehr mobile und standortferne Mitarbeiter. Das Kommunikationssystem kann Ihnen dabei helfen, die Arbeit dieser Mitarbeiter zu organisieren und für sie ein ähnliches Arbeitsumfeld wie im Büro zu schaffen.

Integration in andere Geschäftsanwendungen

Die Integration der Kommunikation in Business-Anwendungen wie CRM- oder Taskmanager-Systeme trägt zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und zur Verbesserung des Kundenservices bei.

Funktionalität einer Business-Telefonanlage

Bitte achten Sie darauf, dass das System nicht nur alle Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen im täglichen Betrieb benötigt, sondern außerdem auch solche Funktionen, die Sie in der Zukunft brauchen werden.

Was bringt eine Business-Telefonanlage Ihrem Unternehmen?

Unternehmen investieren in die Kommunikation – manchmal sogar beachtliche Summen –, da die Kommunikations-Tools dabei helfen, drei wichtige Aufgaben zu lösen:

  • Steigerung der Verkaufszahlen und des Niveaus des Kundenservices
  • Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität und der Teamarbeit 
  • analytische Datenerfassung und Berichte zur Verbesserung der Marketingplanung und Unterstützung der Managemententscheidungen

Zu diesem Zweck werden Business-Telefonanlagen von den Herstellern mit allen erforderlichen Funktionalitäten ausgestattet. Alle Business-Telefonanlagen unterstützen Basistelefoniedienste. Außerdem statten die Hersteller ihre Business-Telefonanlagen mit erweiterten Funktionen in einem der genannten Aufgabenbereiche aus. Das Highlight der Anlage von MANGO OFFICE stellen zum Beispiel die Telekommunikations-Services zur Unterstützung der Verkäufe und des Kundendienstes dar.

Die Business-Kommunikationssysteme unterstützen oft Hunderte von Funktionen. Darunter zum Beispiel:

  • manuelle Anrufweiterschaltung, Erstellen von Konferenzen
  • Analyseberichte zur Kundenservicequalität
  • Tools zur Eliminierung von verpassten Anrufen
  • Monitoring der Kundenservicequalität und Mitarbeiter-Performance in Echtzeit
  • professionell angefertigte Begrüßungsansage, Mehrebenen-IVR, Anrufbearbeitungsszenarien
  • Verwaltung der Warteschlangen in Echtzeit
  • eine Vielzahl von Algorithmen zur Anrufverteilung in Gruppen, wählbar je nach Geschäftsprozess
  • interner Chat, virtuelle Konferenzräume, Pop-up-Fenster mit Kurzinformationen über den Anrufer
  • Anrufweiterleitung basierend auf Uhrzeit, Datum, Anrufer-ID, gewählter Nummer usw.
  • automatische Wartezeitansage
  • Anrufe von der Website mit dem Click-to-Call-Widget
  • Integration in Geschäftsanwendungen und API