Eine Telefonanlage — viele Möglichkeiten

Eine virtuelle Telefonanlage bietet dem Nutzer eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die den Funktionsumfang einer konventionellen Bürotelefonanlage um ein Vielfaches übersteigen und dem einer Business-Telefonanlage der Premiumklasse gleichen. Mit einer virtuellen Telefonanlage erhalten selbst kleine Unternehmen Zugriff auf effizienteste Telefonie-Tools für ein erfolgreiches Geschäft.

Telefonie

Eingehende Anrufe

Ein modernes Unternehmen muss stets in der Lage sein, Anrufe und Anfragen von Kunden auf verschiedenste Wege entgegenzunehmen. Ansonsten gehen Anfragen und damit auch Kunden verloren, was sich im Endeffekt negativ auf die Umsätze und Verkaufszahlen des Unternehmens auswirkt. Die virtuelle Telefonanlage von MANGO OFFICE bietet alle Rufnummerntypen und Vorwahlen sowie Widgets zur Erfassung von Kundenleads auf der Website und ermöglicht auch die Nutzung anderer Kommunikationskanäle.
Die Rufnummern von Mango Office haben eine unbegrenzte Anzahl von Sprachkanälen, damit alle eingehenden Anrufe angenommen werden. Ihre Kunden hören kein „Besetzt“-Signal wieder.
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Eine 0800-Servicerufnummer ist eine für den Anrufer kostenlose Hotline-Rufnummer, die Verbindungskosten werden von dem Angerufenen getragen. Sie bekommen deutlich mehr Telefon-Anfragen und können diese Mithilfe der intelligenten Anrufbearbeitungsfunktionen der virtuellen Telefonanlage schnell und effizient bearbeiten. So organisieren Sie einen exzellenten Kundenservice und schaffen mehr Kunden.
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Bieten Sie Ihren ausländischen Kunden eine lokale Rufnummer im Zielland als die Kontaktmöglichkeit an. So sind Sie für Ihre Kunden unter günstigen örtlichen Verbindungspreisen erreichbar. Auch wenn Sie keine physische Niederlassung im Ausland haben, erschafft eine internationale Rufnummer den Eindruck der lokalen Nähe.
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Die Portierung erlaubt es Ihnen, Ihre bisherigen Festnetz- und Mobilfunknummern beim Anbieterwechsel beizubehalten und dann von allen Funktionen und Features rund um die Anrufbearbeitung zu profitieren, die Ihnen eine virtuelle Telefonanlage bietet. So verlieren Sie keine Anrufe von Ihren alten Kunden!
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Kommunikation auf der Website

Click-to-Call-Widget – Machen Sie es für Ihre Kunden einfach, Sie vom Laptop oder Tablet aus anzurufen.

Callback-Widget – Generieren Sie mehr Anfragen mit Ihrer Website.

Bearbeitung der eingehenden Anrufe und Anfragen

Es reicht nicht, einen eingehenden Anruf einfach zu erhalten: Es kommt darauf an, diesen schnell und präzise zu bearbeiten und zu verarbeiten. Eingehende Anrufe müssen schnell nach Thema oder Anliegen des Kunden sortiert und an den erfahrensten der aktuell verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet werden, damit dieser sich dann schnell und professionell um das Problem oder Anliegen des Kunden kümmern kann. Auch wenn Anrufe zu Spitzenzeiten oder außerhalb der Geschäftszeiten eingehen und nicht weiterverbunden werden können, dürfen diese nicht verloren gehen, sondern müssen erfasst, verarbeitet und für den Rückruf geplant werden.
Das Sprachmenü ist das wichtigste Tool für die Bearbeitung eingehender Anrufe. Es sorgt für die Vorqualifizierung der Anrufe nach Themenbereichen und für deren automatische Weiterleitung an Mitarbeiter oder Teams mit entsprechender Fachkompetenz.
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Spezielle Algorithmen sorgen für die automatische Anrufverteilung unter den freien Mitarbeitern entsprechend den von Ihnen vorgegebenen Parametern und Prioritätseinstellungen.
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Die automatische Wartezeitansage informiert anrufende Kunden während der Spitzenzeiten über die geschätzte (voraussichtliche) Wartezeit und über ihre Position in der Warteschleife. Der Vorteil für Sie: Anrufende sind normalerweise bereit, in der Leitung länger zu warten, wenn sie die Wartezeit einschätzen können.
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Automatischer Rückruf bei verpassten Anrufen
Wenn der Kunde, der Ihr Unternehmen während der Spitzenzeit angerufen hat, keine Antwort eines Mitarbeiters erhalten und aufgelegt hat, wird das System ihn später eigenständig zurückrufen, sobald der Ansturm der Anrufe nachgelassen hat.
Beim Eingang eines Anrufs bekommen Sie sofort die Rufnummer des Anrufers angezeigt. Beim Weiterleiten des Anrufs können Sie selbst auswählen, welche Nummer dem Empfänger angezeigt werden sollte.
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individuell konfigurierbare Rufweiterleitungsregeln
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Anrufweiterleitung anhand der Anrufernummer
Bieten Sie Ihren VIP- und Key-Account-Kunden einen personalisierten Service: Bei einem Anruf von einem solchen Kunden wird dieser anhand seiner Telefonnummer erkannt und das System leitet ihn direkt an den zuständigen Mitarbeiter oder Berater weiter, ohne dass der Anrufer das allgemeine Menü durchlaufen muss.
Diese Funktion ist ein hervorragendes Mittel zur Verbesserung der Qualität und Geschwindigkeit Ihres Service: Ruft ein Kunde zum wiederholten Male an, verbindet ihn das System mit demselben Mitarbeiter, mit dem er beim letzten Mal gesprochen hat.
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Diese spezielle Software für die Massenanrufverarbeitung für Callcenter ermöglicht es Ihnen unter anderem, Ihre Warteschleifen stets im Blick zu behalten, bei Mitarbeitertelefonaten zu soufflieren sowie diverse Berichte zu erstellen.
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Diese Funktion erlaubt es Ihnen, unerwünschte Anrufer auf die schwarze Liste zu setzen und dadurch Anrufe von Spam-Nummern zu sperren oder andersherum nur die Anrufe von den „wichtigen“ Rufnummern freizugeben.
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Ausgehende Anrufe

Für ein Unternehmen ist es wichtig, nicht nur die eingehenden Anrufe empfangen, sondern auch die ausgehende Kommunikation auf unterschiedliche Art und Weise tätigen zu können. Es gibt verschiedene Situationen, bei denen nicht alle Angelegenheiten oder Probleme mit einem einfachen Anruf gelöst werden können. Deshalb ist es erforderlich, stets verschiedene Möglichkeiten zu haben, um die gewünschte Person zu kontaktieren und Informationen so zu übermitteln, wie es für die konkrete Situation am geeignetsten ist.
Dank IP-Telefonie können Sie ausgehende Anrufe an beliebige Rufnummern zu günstigen Tarifen tätigen. Sprechen Sie mehr, bezahlen Sie weniger!
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Sie brauchen kein Hardware-Faxgerät mehr! Das virtuelle Faxgerät ermöglicht es Ihnen, Faxe zu empfangen und zu senden sowie einen automatischen Fax-Massenversand an eine hinterlegte Rufnummernliste durchzuführen.
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Organisieren Sie Konferenzgespräche mit Ihren Kunden und Partnern. Die Möglichkeit, wichtige operative Fragen in Echtzeit mit mehreren Teilnehmern zu besprechen, beschleunigt deren Lösung wesentlich.
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Automatisierte Massen-Outbound-Kampagnen anhand von Rufnummern-Listen und durchgeführt von Rufgruppen. Die Mitarbeiter müssen keine Nummern mehr von Hand wählen.
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Interne Kommunikation im Unternehmen

Tools für die Zusammenarbeit

Die virtuelle Telefonanlage von MANGO OFFICE ist nicht nur ein Mittel zur Kommunikation mit Kunden und Partnern, sondern auch ein hochfunktionales Tool, um die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen effizienter zu gestalten. Dieser Punkt darf nicht vernachlässigt werden, denn bei der Erfüllung der meisten Arbeitsaufgaben kommt es auf Vollständigkeit und Geschwindigkeit der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern an.
MANGO Talker ist ein Softphone und ein Instant Messenger für Unternehmen und ermöglicht Ihnen, mit Ihren Kunden und Kollegen zu telefonieren und zu chatten, Dateien miteinander auszutauschen sowie Konferenzen abzuhalten und vieles mehr.
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Jedem Mitarbeiter wird eine persönliche Kurzwahlnummer zugewiesen. Beim Wählen einer solchen Nummer geht der Anruf immer direkt an den dazugehörigen Mitarbeiter, egal wo dieser sich gerade befindet und welches Endgerät er benutzt.
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Führen Sie Gruppenanrufe durch und rufen Sie Ihre Mitarbeiter in virtuellen Besprechungsräumen zu Meetings zusammen. Diskutieren Sie wichtige operative Fragen gemeinsam in Echtzeit und beschleunigen Sie so deren Lösung.
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Arbeitsplatz des Mitarbeiters

Die Kommunikation wird effizienter, wenn alle Mitarbeiter daran teilnehmen, und zwar auf die für sie komfortabelste Art und Weise. Wir bieten umfangreiche Möglichkeiten rund um die Organisation des Arbeitsplatzes, sowohl für die in Ihrem Büro ansässigen als auch für Ihre standortfernen Mitarbeiter.
Sie haben eine breite Auswahl an bewährten und zuverlässigen Desktop- und tragbaren SIP-Telefonen. Ein optimales Kommunikationsmittel für jeden Büromitarbeiter.
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Die Mitarbeiter haben stets den Überblick darüber, wie viele Kunden gerade bei Ihrem Unternehmen anrufen. So können sie beispielsweise eine geplante Pause verschieben, bis die Warteschlange wieder leer ist.

Per Knopfdruck kann sich ein Mitarbeiter einen bestimmten Anruf aus der Warteschleife holen oder ein Manager kann einen Anruf gezielt einem passenden Mitarbeiter zuteilen, ohne auf die automatische Rufverteilung warten zu müssen.

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Kontakt- und Kundendatenbank

Das Adressbuch im Virtual Call Center hilft Ihnen, Ihre externen Kontakte zu erfassen und zu pflegen.

Den Mitarbeitern steht jederzeit ein kompletter Verlauf der Interaktionen mit jedem einzelnen Kunden samt dazugehörigen Gesprächsaufzeichnungen zur Verfügung. Direkt aus der Kontaktliste heraus können sie den jeweiligen Kunden schnell anrufen oder ihm eine SMS schicken.

Beim Eingang eines Anrufs wird auf dem Bildschirm des Mitarbeiters ein Dialogfenster angezeigt, das eine Vorlage für das Kundengespräch mit Fragen und möglichen Antworten enthält.

Ein vordefiniertes Skript erlaubt es den Mitarbeitern, die Geschwindigkeit der Anrufbearbeitung zu erhöhen, die durchschnittliche Rechnungshöhe zu steigern und bestehende Kunden noch stärker zu binden.

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Tools für die Schlüsselmitarbeiter

Vorteile für Manager

Ein modernes Business-Telefoniesystem sollte nicht nur einfach ein Kommunikationsmittel sein, sondern auch ein Instrument zur Organisation und Überwachung von Geschäftsprozessen. Alles, was in dem Zeitraum zwischen dem Eingang eines Anrufs und dem Vertragsabschluss geschieht, hat Auswirkungen auf den Verkaufstrichter und die Qualität des Kundenservice und damit letztlich auf die Umsätze des Unternehmens. Es muss daher transparent und messbar sein.

Sie können problemlos die Tageszeiten mit dem größten Anrufaufkommen ermitteln und dementsprechend die Arbeit Ihrer Mitarbeiter im Tagesverlauf passend gestalten und planen. Das hilft Ihnen dabei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Kundenverluste zu vermeiden.

Sie haben stets den Überblick über Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend Ihrer Mitarbeiter und über die Zeit, die jeder von ihnen in den Gesprächen mit Kunden verbringt.

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Sie definieren Indikatoren, mit deren Hilfe Sie Arbeitsaufkommen und Arbeitsfortschritt Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Zum Beispiel:

  • - Anzahl verpasster Anrufe
  • - Wartezeit der Kunden, bis ihr Anruf beantwortet wird
  • - Anzahl/Fehlen verfügbarer Mitarbeiter
  • - Dauer der Gespräche der Mitarbeiter

Sie verfolgen die Änderungsdynamik dieser Indikatoren auf dem Bildschirm an Ihrem Arbeitsplatz. Sind Sie gerade unterwegs, benachrichtigt Sie das System automatisch und rechtzeitig per SMS oder E-Mail über sich anbahnende Probleme.

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Sie erstellen eine Outbound-Rufnummernliste, wählen die zum Einsatz kommenden Mitarbeiter aus, legen einen Zeitplan für die Outbound-Telefonkampagne fest, bestimmen die Anzahl der Anrufversuche sowie die Wartezeit bis zur Antwort.

Das Callcenter ruft die Kunden aus der Liste, einen nach dem anderen, an und verbindet sie mit Ihren Mitarbeitern.

Die Outbound-Dialing-Funktion ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der ausgehenden Anrufe um das Zwei- bis Dreifache zu steigern und – was noch wichtiger ist – deren Produktivität zu erhöhen. Müssen den Kunden gleichartige Informationen übermittelt werden, beauftragen Sie damit das Callcenter. Unser Dialing-Roboter namens Phil ruft Ihre Kunden selbstständig an.

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Klassifizierung der Kundenanrufe

Bei der Bearbeitung eines Kundenanrufes erfassen die Mitarbeiter die Anliegen und Probleme, mit denen sich der Kunde an Ihr Unternehmen wendet.

Anhand dessen verschaffen Sie sich ein Gesamtbild von der Anzahl der eingegangenen Anrufe in der vergangenen Woche/gestern/heute und von den jeweiligen Anlässen der Anrufe.

Sobald Sie den genauen Charakter der auftretenden Probleme identifiziert haben (Einzelfall- oder Systemproblem), kann das Management eine Lösung dafür entwickeln und entsprechende Maßnahmen ableiten (zum Beispiel zusätzliche Personalschulung, Anpassung des Verkaufsszenarios etc.).

Sie erhalten umfassende Informationen über alle eingehenden, ausgehenden oder verpassten Anrufe in Ihrem Unternehmen. Dabei können Sie bis auf die Ebene der Einzelmitarbeiter beziehungsweise Einzelanrufe gehen, sich die Aufzeichnungen der Gespräche anhören oder Kommentare Ihrer Mitarbeiter ansehen.
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Organisieren Sie die Arbeit Ihres Unternehmens auf Grundlage von messbaren Indikatoren für Mitarbeiterleistung und Servicelevel:

  • - Arbeit mit den verpassten Anrufen (Identifizieren von Ursachen und Phasen, in denen Anrufe verpasst werden)
  • - Bewertung der Mitarbeiterleistung (Ermitteln des Anteils der produktiven Anrufe, der besten Tageszeiten für ausgehende Kampagnen sowie der Gesprächsdauer)
  • - Einschätzung der Bedienungs- und Wartezeiten
  • - Ermittlung der Mitarbeiterzahl, die zur Lösung eines Kundenproblems erforderlich ist
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Um einen guten Job zu machen, benötigen die Mitarbeiter Zugriff auf die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen und Tools. Ein Zugriffsrechte-Verwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, Zugriffsrechte für die Mitarbeiter individuell festzulegen.
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Die „Verkäufe”-Berichte helfen Ihrem Vertrieb dabei, die Anzahl der verpassten Anrufe zu reduzieren und die Verkaufszahlen zu steigern. Die „Kundenservice”-Berichte helfen Ihrem Kundenservice, Probleme der Kunden schneller zu lösen und deren Bindung ans Unternehmen zu verbessern.
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Schulen und begleiten Sie Ihre Mitarbeiter! Wir bieten Ihnen dafür: flexibles Einrichten der Aufzeichnungsregeln, einen komfortablen Player mit der Möglichkeit, einzelne Gespräche zu markieren, den Zugriff auf die Gesprächsaufzeichnungen von verschiedenen Geräten aus.
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Vorteile für Marketingmanager

Eine moderne Business-Telefonanlage unterstützt das Unternehmen im Verkaufs- und Werbeprozess und bietet alle dafür notwendigen Tools.

Spezielle Einstellungen der Zugriffsrechte ermöglichen es dem Marketingmanager, notwendige Informationen über Anrufe einzusehen sowie die Call-Tracking-Einstellungen zu verwalten.

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Besucher Ihrer Website können Sie kostenlos direkt vom Browser aus über das Internet anrufen. Click-to-Call-Widget – Machen Sie es für Ihre Kunden einfach, Sie vom Laptop oder Tablet aus anzurufen.

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Vorteile für Systemadministratoren

Eine moderne Business-Telefonanlage muss zuverlässig und sicher sein und sich darüber hinaus einfach verwalten und administrieren lassen.

Mit diesem Feature gewähren Sie jedem Mitarbeiter Zugriff nur auf die von ihm benötigten, nicht aber auf darüber hinausgehende Daten und Werkzeuge.

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Loggen der Benutzeraktivität

Jede relevante Benutzeraktivität wird geloggt und gespeichert. Ein benutzerfreundliches Suchsystem ermöglicht es Ihnen, jeden Event schnell und genau zurückzuverfolgen.

VPN

Die Möglichkeit, den SIP-Verkehr über eine gesicherte Verbindung zu übertragen, erhöht die Sicherheit Ihrer Telefonate.

Einheitliche Authentifizierung

Ein einheitliches Authentifizierungssystem, umgesetzt in allen MANGO-OFFICE-Produkten, vereinfacht die Erteilung von Zugriffsrechten und die Erstellung von Mitarbeiterkonten wesentlich.

Integrationsmöglichkeiten

Integration in CRM-Systeme

Durch eine CRM-Telefon-Integration ist es möglich, beim Eingang eines Anrufes ein Pop-up-Fenster mit Kurzinformationen über den Kunden anzeigen zu lassen, Kundenanrufe direkt aus dem CRM-Adressbuch heraus auszuführen sowie Abschlussquoten-Verkaufstrichter zu ermitteln.
Profitieren Sie von der Integration Ihrer virtuellen Telefonanlage in Bitrix24. Analysieren Sie Ihre Kundenanrufe und steigern Sie Ihre Verkaufszahlen.
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Machen Sie Gebrauch von allen Vorteilen der virtuellen Telefonanlage von MANGO OFFICE, indem Sie im Zendesk-System arbeiten. Verbessern Sie die Qualität Ihres Kundenservice und Supports.
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API-Editor
MANGO OFFICE bietet die Möglichkeit, die API direkt mit vollem Zugriff zu benutzen, um selbstständig Integrationen in neue Systeme zu entwickeln.

Wie funktioniert‘s?

Lernen Sie die Welt der VoIP-Telefonie kennen und erfahren Sie, welche Technologien wir verwenden, um Ihnen die beste Produktqualität anbieten zu dürfen.

Telefonie

Dank IP-Telefonie können Sie ausgehende Anrufe an beliebige Rufnummern zu günstigen Tarifen tätigen. Sprechen Sie mehr, bezahlen Sie weniger!
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Internet-Telefonie enthält sämtliche Möglichkeiten, die Ihnen die herkömmliche Telefonie bietet, und darüber hinaus eine Vielzahl weiterer Funktionen, die in der herkömmlichen Telefonie entweder gar nicht verfügbar oder zu kostspielig sind.
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Telefonanlage

Die PBX vernetzt Nebenstellen bzw. Endgeräte einzelner Mitarbeiter miteinander in einem einheitlichen Kommunikationsraum und ermöglicht es Ihnen, sowohl innerhalb Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation als auch nach außen zu telefonieren.
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Eine IP-PBX ist ein Telefonsystem für Unternehmen, dessen Hauptkanal zur Sprachübertragung VoIP ist.
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Die TK-Anlage ist kein Teil des öffentlichen Telefonnetzwerks und wird als ein eigenständiges System an die öffentlichen Netzwerke angebunden.
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Die Server, auf denen die Telefonsystem-Software läuft, befinden sich nicht lokal im Unternehmen, sondern in einem Rechenzentrum des Providers.
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