8 Anwendungen und Tools für produktives Freelancing
Ratgeber 4.8

8 Anwendungen und Tools für produktives Freelancing

Wie erfüllt man rechtzeitig seine Aufträge und erreicht eine gute Work-Life-Balance? Unser Redakteur Alex erzählt über seine Lienslingstools.

Selbständigkeit ist weltweit auf dem Vormarsch. In den USA zum Beispiel gibt es laut einer aktuellen Untersuchung bereits über 53 Millionen Freelancer, die nebenberuflich oder ausschließlich freiberuflich arbeiten. Das ist jeder dritte US-Amerikaner. Es wird prognostiziert, dass in ein paar Jahren rund die Hälfte aller Arbeitskräfte in dieser Form tätig sein soll.

Solch ein Boom ist nicht einfach eine Mode. Unsere Arbeit, unser soziales Leben und die Wirtschaft werden immer schwieriger und anspruchsvoller und erfordern mehr Flexibilität von Menschen und Unternehmen.

Herausforderungen

Bei aller Vielfalt der Einsatzgebiete und Tätigkeiten gibt es Probleme, die unterschiedliche Freelancer gemeinsam haben: Wie gestaltet man eine produktive Arbeit an Projekten und wie bringt man seine Arbeit und sein Privateben in Einklang? Wie kann sichergestellt werden, dass sich nebenberufliches Freelancing und hauptberufliche Tätigkeit nicht gegenseitig verhindern?

Abhilfe kann hier der Einsatz von sorgfältig ausgewählten Software-Anwendungen und Arbeitstechniken schaffen.

1. Pünktliche Auftragsabwicklung

Aufträge wunsch- und termingerecht fertigzustellen, ist das Wichtigste für eine gute Kundenbeziehung. Unvollendete Aufgaben, bei denen wir befürchten, den Liefertermin zu versäumen, hindern uns daran, produktiv zu arbeiten: Sie sitzen uns ständig im Hinterkopf, kosten wertvollen Platz in unserem Arbeitsgedächtnis und verursachen Frustration.

Laut dem sogenannten Zeigarnik-Effekt bleiben unerledigte bzw. unvollendete Handlungen im Gedächtnis. Andererseits können wir uns nicht ausschließlich auf unser Gedächtnis verlassen, sonst vergessen wir mit Sicherheit etwas und versäumen einen Fertigstellungstermin.

Diese Probleme können Sie mithilfe eines Taskmanager-Systems in den Griff bekommen, wobei die Auswahl des Systems von Ihren individuellen Präferenzen sowie von der Struktur und dem Volumen Ihrer Aufgaben abhängt.

Papier-Notizbuch

Viele Menschen bevorzugen das gute alte Papier. Das hat auch seine Vorteile: Das Erstellen einer Aufgabenliste mit Stift und Notizblock hilft Ihnen zum Beispiel, über Ihre Aufgaben nachzudenken und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Eines der besten „Papier-und-Stift“-Systeme zur Zeit- und Aufgabenplanung für den Tag, die Woche oder den Monat ist ein Bullet Journal. Bullet Journal überträgt einige Prinzipien der digitalen Taskmanagement-Tools in die taktil ansprechende Welt des analogen Notizblocks.

Wenn Sie allerdings viele Aufgaben haben, wird deren Bearbeitung, Sortierung, Priorisierung und Planung mit Papier und Stift zu aufwendig. Ganz zu schweigen von dem Risiko, dass Sie Ihren Notizblock verlieren oder einfach vergessen.

Daher sind heutzutage Taskmanager-Apps weit verbreitet. Am bequemsten sind diejenigen, die auf Cloud-Technologie basieren und Clients für alle von Ihnen genutzten, gängigen Plattformen wie Windows, Browser, Android oder iOS bieten.

To-do-Listen

Eine Vielzahl von Taskmanager-Apps basiert auf dem Aufgabenlisten-Prinzip, zum Beispiel Todoist, Any.Do, WunderList. Manchmal werden die Aufgabenlisten mithilfe von Notizen-Apps erstellt: Google Keep oder Evernote.

Any.do — meine Wahl unter den unzähligen App-Angeboten. Bei dieser App wurde eine optimale Balance zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit gefunden. Any.do gibt Ihre Aufgaben, Erinnerungen und Events gruppiert nach Projekten (Listen) und Kalenderdaten auf all Ihren Geräten aus. Eine vollständige Aufgabenliste, gruppiert nach Deadline-Terminen, wird im Dashboard angezeigt. Aufgaben und Events können auch bequem in einem integrierten Kalender eingesehen werden. Die App bietet ebenfalls die Möglichkeit zur Synchronisation mit dem Google-Kalender und mit Alexa von Amazon.

Kanban-Style

Der Vorteil dieser Klasse von Taskmanager-Apps besteht darin, dass sie den Fortschritt Ihrer Projektvorgänge mithilfe von einer Kanban-Tafel visualisieren. Ein Kanban Board ist insgesamt praktischer als To-do-Listen, wenn es sich um mehrstufige Aufgaben handelt, die für viele Freiberufler ja Routine sind: Projekt- bzw. Aufgabenbeschreibungen einholen, erforderliche Materialien besorgen, Artikel schreiben, Rückmeldungen vom Kunden einholen, Anpassungen vornehmen und den Job liefern. Für solche Projekte stellt eine auf dem Kanban-Board-Prinzip basierende App das effizienteste Tool zur Aufgabenverwaltung und -verfolgung dar.

Trello ist ein populäres Beispiel für eine Taskmanager-App im Kanban-Style. Sie unterstützt farbige Aufgabenkarten, Erinnerungen, Etiketten, Kommentare, Due Dates und andere Features, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Aufgaben eines Freelancers unumgänglich sind.

Einige Beispiele für komplexere Systeme mit erweiterter Funktionalität: Jira, Twproject, Tuleap.

Ein für Freiberufler beinahe optimales Verhältnis von Funktionalität und Einfachheit bietet KanbanFlow. Neben den Grundfunktionen unterstützt diese App die sogenannte „Schwimmbahnen“, einfachste Verbindungen zwischen den Aufgaben sowie Berichte. Und, was hier für einen Freelancer noch wichtig sein könnte: Die App verfügt auch über eine integrierte Time-Tracking-Funktion und einen Pomodoro-Timer.

2. Zeiterfassung ist Gewinnerfassung

Freelancer wissen am besten, dass Zeit Geld ist. Anders als bei einem Büroangestellten, der seine Arbeitszeit an sein Unternehmen verkauft, ist die Zeit für den Freelancer seine wertvollste Ressource, womit er sich sein Einkommen sichert.

Es ist wichtig, die Arbeitszeit kontinuierlich zu kontrollieren, um Budgetberichte für Kunden zu erstellen und um zu beurteilen, ob ein Projekt lohnend ist.

Heutzutage gibt es auf dem Markt eine unüberschaubare Vielfalt an Cloud-Apps zur Arbeitszeiterfassung für nahezu jede Anwendungssituation.

Toggl ist eine der gängigsten Apps zur Zeiterfassung. Diese vereint eine relativ einfache und intuitive Bedienung mit vielen weiteren sinnvollen Features zum Überwachen bzw. Nachverfolgen von Zeitverlusten und einer beeindruckenden Vielfalt von Integrationsmöglichkeiten und durchaus guten Berichten.

Die Desktop-Version ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeit anhand von vordefinierten Schlüsselbegriffen und PC-Aktivitäten zu erfassen. Mit Toggl können Sie mit nur einem Klick einen Bericht darüber erhalten, wie viel Zeit Sie für einen Kunden aufgewendet haben, sowie Abrechnungsberichte versenden, wenn mit Kunden auf Stundenbasis abgerechnet wird.

Timely könnte für Sie von Interesse sein, wenn Sie eine Kalendermethode für die Aufgabenverwaltung bevorzugen, bei der für die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe bestimmte Tage und Stunden ausgewählt und zugeordnet werden. Тimely vereint in sich eine Zeitplanungs- sowie eine Zeiterfassungsfunktion und gestattet es Ihnen, die geplante und die tatsächliche Benutzeraktivität miteinander zu vergleichen

Hours verfügt über eine durchdachte Benutzeroberfläche und bietet hervorragende Berichte. Diese App ist einfach und angenehm zu nutzen. Verlangen Sie von einem Time-Tracking-Tool nicht viel, sondern lediglich die allgemeine Überwachung und Kontrolle über die Performance und Arbeitsproduktivität, wäre es für Sie am sinnvollsten, Gebrauch von den Taskmanager-Apps zu machen, bei denen diese Funktion vorhanden ist.

3. Den Anruffluss steuern

Telefongespräche mit Kunden sind sehr wichtig. Darüber hinaus ist es normalerweise wünschenswert, dass der Kunde so selten wie möglich ein Besetztzeichen bzw. ein endlos langes Freizeichen hört – denn so bleibt er Ihnen gegenüber länger loyal und treu.

Aber, so paradox es klingen mag, Kundenanrufe können sowohl unerwünscht als auch problematisch sein. Die Anrufe unterbrechen oder stören die Arbeit. Wenn Sie sich voll auf die Arbeit konzentrieren, stiehlt Ihnen sogar ein kurzer Anruf ca. 20 Minuten Ihrer wertvollen Zeit. Ein Kunde kann Sie jederzeit anrufen, sobald bei ihm Klärungsbedarf besteht. Dann folgt der nächste Anruf und noch einer – wodurch Ihre Arbeit im Endeffekt zum Scheitern gebracht wird.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass Kundenanrufe auch in Ihre Privatsphäre eindringen und Ihre Arbeits- und Ruhezeiten durcheinander bringen können.

Um Ihre Arbeit und Ihr Privatleben voneinander zu trennen bzw. miteinander in Einklang zu bringen und sich von Ihrer Arbeit, die hohe Konzentration erfordert, nicht ablenken zu lassen, muss der Anruffluss gesteuert werden.

Daher ist es meist keine gute Idee, Ihre privaten Rufnummern (Mobil- oder Festnetz) an Kunden herauszugeben.

Es gibt einen besseren Weg: die Anschaffung einer virtuellen Rufnummer. Eine virtuelle Rufnummer ist eine Lösung, die für ein bis drei Personen starke Teams bestens geeignet ist. Sie ist in der Regel kostenlos bzw. sehr günstig und lässt sich einfach einrichten.

Der Anschlussvorgang dauert nicht länger als die Installation einer einfachen App. Bereits nach 15 bis 20 Minuten haben Sie einen separaten Anschluss und eine Rufnummer für Ihr Business. Eingehende Anrufe werden automatisch systemseitig an Ihr „echtes“ Festnetz- oder Mobiltelefon weiter- und umgeleitet.

Eine virtuelle Rufnummer von MANGO OFFICE zeichnet sich dadurch positiv aus, dass sie bereits einen Teil der Funktionen einer virtuellen Telefonanlage enthält, die von einem Freiberufler für seine produktive Arbeit benötigt werden.

Sie bekommen einen automatischen Sekretär, der die Begrüßung Ihrer Kunden übernimmt. Sollten Sie einen Anruf nicht persönlich entgegennehmen können, informiert Ihr automatischer Sekretär den Anrufer darüber, wenn Sie wieder verfügbar sind, und fordert ihn auf, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Das System ermöglicht auch die Einrichtung komplizierterer Szenarien.

Sie können mehrere Anrufbearbeitungsszenarien gleichzeitig einrichten und diese nach Zeitplan umschalten lassen.

Sobald Sie für Ihren Kunden wieder zur Verfügung stehen, bekommen Sie die Anrufe auf Ihren gewöhnlichen Endgeräten (Tischtelefon, Handy, Softphone), entsprechend den Regeln, die Sie eingerichtet haben. Der Anruf kann gleichzeitig oder nacheinander an alle Endgeräte oder nur an den bevorzugten Apparat gerichtet werden.

Nun haben Sie Ihren Anruffluss im Griff und Ihre private Rufnummer bleibt privat.

4. Und was ist mit der Prokrastination?

Prokrastination ist eine gefährliche „Krankheit“, von der am häufigsten Freiberufler betroffen sind, deren Arbeitsabläufe nicht durch äußere Rahmenbedingungen wie in einem Unternehmen geregelt werden und die selbstgesteuert arbeiten und viel Disziplin aufbringen müssen.

Ein wissenschaftlicher Ansatz zur Problemlösung wird konsequent in der hervorragenden Studie von Barbara Oakley „Learning how to learn“ dargelegt. Eine wichtige Rolle spielen bei der vorgeschlagenen Methode die sogenannten Pomodoro-Timer. Diese Technik erlaubt es Ihnen, Ihre Arbeitszeit in Mikrointervalle mit einer Dauer von 25 Minuten oder etwas mehr aufzuteilen. Gleichzeitig müssen Sie jegliche Ablenkung vermeiden und sich vollständig auf Ihre Arbeit konzentrieren. Alle Anrufe, Mahlzeiten usw. werden in die 5 bis 15 Minuten langen Unterbrechungen bzw. Pomodoro-Pausen zwischen den einzelnen Mikrointervallen verlagert.

Es gibt sehr viele Varianten von Pomodoro-Timern für Windows, mobile Plattformen oder Browser. Zum Beispiel, Pomodoro.cc, Tomatoid, Tomato timer, Tomighty, Clrear focus. An dieser Stelle halte ich mich mit Einschätzungen und Empfehlungen zurück, probieren Sie einfach selbst eine oder mehrere davon aus und verwenden Sie diejenigen, die Ihnen tatsächlich helfen oder am besten zu Ihrem Arbeitsstil passen.

Einige Pomodoro-Timer haben ihre eigene Aufgabenliste. Die Idee ist gut, aber meiner Meinung nach sind sie nicht sehr praktikabel. Die Pomodoro-Timer sind den speziellen Taskmanagement-Anwendungen in puncto Funktionalität deutlich unterlegen und eignen sich höchstwahrscheinlich nicht für Ihre Zwecke. Um sich den Ärger zu ersparen, gleichzeitig zwei Aufgabenlisten führen zu müssen, wäre es sinnvoller, sich einen Taskmanager auszusuchen, der über einen integrierten Pomodoro-Timer verfügt, zum Beispiel das bereits erwähnte KanbanFlow.

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