Work-Life-Balance: Was kann Cloud-Telefonie dazu beitragen?
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Work-Life-Balance: Was kann Cloud-Telefonie dazu beitragen?

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Die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben wird immer dünner

Das Verschwimmen der Grenze zwischen Arbeit und Privatleben und der anstrengende Versuch, die Balance zwischen diesen beiden zu finden, ist typisch für unser Jahrhundert. Über die Suche nach dem Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wurden Millionen von Artikeln geschrieben. In seinem bemerkenswerten Buch Decide Work Smarter, Reduce Your Stress, and Lead by Example nimmt Steve McClatchy Bezug auf eine Studie, laut der 88% der Befragten Probleme haben, zwischen Arbeit und Privatleben zu wählen und 57% sind der Meinung, dass das fehlende Gleichgewicht zwischen diesen beiden Lebensbereichen ein ernstes Problem ist. 


Kleine Unternehmen und Freiberufler leiden am meisten

Das Problem verstärkt sich besonders durch die steigende Anzahl an Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Bei Freiberuflern sind Arbeit und Privatleben in der Regel in einem großen Knäuel miteinander verknotet. Freie Wochenenden oder Urlaube, in denen man nicht auf Kundenanfragen reagieren muss, gibt es praktisch gar nicht. 

Doch bei Angestellten kleiner Unternehmen sieht es ähnlich aus. Schließlich kaufen die Unternehmen immer öfter nicht die Zeit der Mitarbeiter, sondern ihre Arbeitsleistung. Außerdem ist die Arbeit an externen Arbeitsorten immer weiter verbreitet.  

Alle diese Veränderungen sind einerseits positiv: Man kann sich seine Zeit frei einteilen und selbst entscheiden, wann und wo man arbeiten möchte. Allerdings kann sich die Arbeit unter diesen Umständen auch stark auf das Privatleben auswirken, indem man durch sie von Ruhepausen, Theaterbesuchen, Gesprächen mit der Familie oder von seinem Hobby abgehalten wird.


Wie sieht es in größeren Unternehmen aus?

In mittelgroßen und großen Betrieben wird alles viel traditioneller gehandhabt und die Mitarbeiter können eher eine klare, zeitliche Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. Doch auch hier weht mittlerweile ein anderer Wind. Innerhalb einiger großer Unternehmen entstehen fast autonome Gruppen, die an Projekten arbeiten und Rechenschaft über deren Ergebnisse ablegen müssen. Für die Mitglieder solcher Teams gilt vieles, was für kleine Unternehmen gilt.

Meist findet man eine solche Situation in IT-Firmen oder anderen Unternehmen vor, deren Arbeit stark von der Kreativität der Mitarbeiter abhängt.


Sie brauchen Instrumente, um die Kontrolle über die Situation zu behalten

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Jeder hat seinen eigenen Lebens- und Arbeitsstil. Der Eine arbeitet lieber morgens, der Andere lieber abends. Der Eine zieht eine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit, der Andere ist 24 Stunden am Tag auf der Arbeit, selbst wenn er eigentlich frei hat.

Viele möchten im Urlaub alles Berufliche vergessen können. Doch manchmal ist die Teilnahme an dem ein oder anderen Arbeitsprozess ganz einfach die Voraussetzung, um in den Urlaub gehen zu können.

Nach Methoden suchen, die einem dabei helfen, die Arbeit und die Freizeit in Einklang zu bringen, kann man sein Leben lang. Die Work-Life-Balance hängt vom Beruf ab, von den psychologischen und physiologischen Besonderheiten eines Menschen sowie wirtschaftlichen Faktoren. 

Wir werden jetzt keine Ratschläge geben, wie man sein Leben gestalten sollte, sondern stattdessen ein Instrument vorstellen, mit dessen Hilfe man in der Praxis selbst wählen und die Situation kontrollieren kann.


Die größte Schwierigkeit: Die Kontrolle über die Kommunikation behalten

Sie können selbst entscheiden, wann Sie programmieren oder einen Artikel schreiben möchten: morgens, abends oder nachts. 

Schwieriger ist es mit der Telekommunikation, vor allem mit eingehenden Anrufen oder Nachrichten, denn dabei sind nicht oder nicht nur Sie der Initiator der Kommunikation. Hierbei kann es sich um Kommunikation mit Kunden, Kollegen oder Lieferanten handeln. Unterschiedliche Kommunikationskanäle erfordern eine unterschiedlich schnelle Reaktion. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail erhalten haben, wird von Ihnen keine prompte Antwort erwartet, eine Wartezeit von bis zu 24 Stunden ist völlig in Ordnung.

In einem Chat muss schneller geantwortet werden. Dennoch ist eine Wartezeit von mehreren Stunden auch im Chat kein Problem, selbst wenn Sie bereits vorher mit demselben Gesprächspartner in demselben Chat gesprochen haben (wir beachten hierbei nicht die Fälle, wenn Sie Anfragen im Kundenservice oder als Teil des Verkaufsteams annehmen).

Eingehende Anrufe sind die gefährlichste Art der Vermischung von Arbeit und Privatleben

Doch die Art der Kommunikation, die am meisten von anderen Dingen abhält, sind Anrufe. Noch dazu rufen meist die ungeduldigsten Kunden an, die sofort beginnen, ihre Frage zu besprechen. 

Die Anrufe zu steuern ist deshalb besonders wichtig, denn sie zerstören die Work-Life-Balance, die Sie gerade aufbauen möchten.
  

6 Schritte zur Work-Life-Balance 

Laut Angaben von MANGO OFFICE ist einer der Hauptgründe, weshalb Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen eine virtuelle Nummer (die Basisversion einer Cloud-Telefonanlage) bestellen, dass man Arbeit und Privatleben voneinander trennen möchte.

Eine Cloud-Telefonanlage wie die von MANGO OFFICE bietet Ihnen eine ganze Reihe nützlicher Instrumente, um dieses Ziel zu erreichen.


1. Ihre private Telefonnummer bleibt privat 

Man kann seine Mobil- oder Festnetznummer Kunden und Geschäftspartnern geben, doch dann sollte man sich auf unerwartete Störungen im Privatleben vorbereiten, unter anderem auf Anrufe von ehemaligen Kunden und auf Anrufe, die eigentlich gar nicht geschäftlich sind.

Um dies zu verhindern, können Sie innerhalb von nur 15 Minuten eine eigene virtuelle Nummer für ihr Geschäft oder sogar einzelne Nummern für jedes Projekt einrichten lassen. 

Sie benötigen keine zusätzlichen SIM-Karten, sondern können weiterhin alle Ihre Telefone nutzen: Ihr Mobiltelefon, Festnetztelefon oder Softphone. Und auf diesen können Sie sowohl private als auch geschäftliche Anrufe entgegennehmen.

Auf allen Ihren Telefonen entsteht eine weitere, geschäftliche Leitung. Oder eine einzelne Leitung für jedes Projekt

Aber was tun, wenn Sie einen ausgehenden Anruf tätigen müssen und möchten, dass dem Kunden Ihre geschäftliche, und nicht private Nummer angezeigt wird? In diesem Fall müssen Sie mit einem softwarebasierten Telefon (Softphone) anrufen, das auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Desktop-PC installiert werden kann. Man kann zum Beispiel das Softphone von MANGO OFFICE, Zoiper oder 3CX benutzen.

Eine virtuelle Nummer stellt nicht nur eine zweite, geschäftliche Leitung auf Ihren Telefonen bereit, sie beinhaltet auch Funktionalitäten, mit deren Hilfe man die Kundenanrufe steuern kann.


2. Richten Sie ein Sprachmenü und Regeln zur Anrufweiterleitung ein

Das automatische Antwortsystem (Sprachmenü) begrüßt den Kunden, erfragt das Ziel des Anrufs und die Dringlichkeit der Frage und leitet den Anruf auf Ihr Telefon oder Ihre Voicemail um. Die Anrufweiterleitung kann von vielen Faktoren abhängen:

  • dem von Kunden ausgewählten Punkt im Sprachmenü
  • der Nummer des Kunden
  • der Nummer, die der Kunde gewählt hat
  • schwarzen und weißen Listen
  • Tageszeit und Datum

Das automatische Antwortsystem ist besonders nützlich, wenn Sie gerade keinen Anruf entgegennehmen können oder möchten. Das automatische Antwortsystem 

  • informiert den Anrufer, wann Sie erreichbar sind
  •  liest andere Informationen vor, zum Beispiel wann ein Auftrag ausgeführt wird (selbstverständlich sollten solche Informationen mit einem PIN-Code geschützt sein)
  • bietet an, eine Nachricht als Voicemail zu hinterlassen

Bei besonders wichtigen Anrufen wird das automatische Antwortsystem dennoch versuchen, eine Verbindung zu Ihnen herzustellen.


3. Trennen Sie Arbeitszeit von Freizeit

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Eines der Schlüsselinstrumente für die Work-Life-Balance ist die Möglichkeit, verschiedene Regeln zur Anrufbearbeitung in der Arbeitszeit, nach der Arbeit, nachts und an Wochenenden und Feiertagen festzulegen.

Sie können zum Beispiel festlegen, dass:

während der Tageszeit Kundenanrufe auf das praktische Bürotelefon umgeleitet werden. Wird der Anruf hier nicht entgegengenommen, wird er an Mobiltelefone und Ihr Festnetztelefon umgeleitet. 

Abends nach der Arbeit alle Anrufe, außer den allerwichtigsten, automatisch durch das automatische Antwortsystem angenommen werden. Es teilt dem Anrufer mit, dass Sie am nächsten Tag morgens verfügbar sein werden und schlägt vor, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Die wichtigsten Anrufe werden gleichzeitig an Ihr Handy oder Festnetztelefon weitergeleitet. Wenn Sie dennoch nicht den Hörer abnehmen, weil Sie zum Beispiel ein Theaterstück anschauen, wird der Kundenanruf an das automatische Antwortsystem weitergeleitet, das dem Kunden mitteilt, dass Sie um 9 Uhr am nächsten Morgen verfügbar sind und vorschlägt, eine Sprachnachricht zu hinterlassen.

Nachts alle geschäftlichen Anrufe auf die Voicemail umgeleitet werden.


4. Ignorieren Sie keine Anrufe von Schlüsselkunden

Eine typische Situation: Sie sind mit etwas beschäftigt oder ruhen sich aus und möchten keine geschäftlichen Anrufe entgegennehmen. Mit Ausnahme von Anrufen von besonders wichtigen Kunden oder Anrufen wegen Informationen, auf die Sie dringend warten.

Machen Sie sich keine Sorgen, mit Hilfe einer Cloud-Telefonanlage können Sie alle geschäftlichen Anrufe einfach an das automatische Antwortsystem oder die Voicemail weiterleiten lassen. Außer besonders wichtigen Anrufen - für diese wird eine Weiterleitung an Ihre Telefone freigeschaltet.

Anhand der Telefonnummer bestimmt die virtuelle Telefonanlage, ob der anrufende Kunde ein Schlüsselkunde ist oder fragt ihn nach einem PIN-code.


5. Haben Sie keine Angst, außerhalb des Büros nicht verfügbar zu sein

Um Kunden mit Ihnen zu verbinden, kann die virtuelle Telefonanlage alle Ihre Telefone gleichzeitig oder nacheinander anrufen. Dies kann das Bürotelefon sein, mehrere Mobiltelefone, ein Festnetztelefon oder ein Softphone auf einem Tablet. In die Liste der Geräte, die angerufen werden, können Sie auch Ihre Familienmitglieder oder Kollegen eintragen, für den Fall, dass Sie absolut nicht verfügbar sein sollten.

Notfalls hilft Ihnen die Voicemail oder die Liste entgangener Anrufe im persönlichen Bereich.


6. Unterscheiden Sie einen geschäftlichen Anruf von einem privaten anhand der Nummer des Anrufers

Wenn Sie eine virtuelle Nummer von MANGO OFFICE nutzen, können Sie selbst entscheiden, welche Nummer auf Ihrem Display angezeigt wird: Die Nummer des Anrufers oder Ihre Nummer, die angerufen wird. 

Wenn Sie sich für die zweite Variante entscheiden, können Sie arbeitsbezogene Anrufe leicht von privaten Anrufen unterscheiden. Im ersten Fall sehen Sie, ob die Nummer zu einem Ihrer Projekte oder zu einer Werbekampagne gehört. Und wenn es sich um einen privaten Anruf handelt, sehen Sie die Nummer Ihres Freundes.


Fazit:

Sie können die Telefonanrufe, bei denen die größte Gefahr besteht, dass sich Arbeit und Privatleben vermischen, steuern. Sie können ein für Sie angenehmes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben herstellen, und die Instrumente einer Cloud-Telefonanlage helfen Ihnen dabei um einiges.

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